Näin laadit hyvän hakemuksen

Excellence (Horisontti Eurooppa)

Osio keskittyy projektin tieteellis-tekniseen puoleen. Panosta projekti-idean selkeään esilletuomiseen ja muista osoittaa perusteluineen, että projekti menee nykyistä tekniikan tasoa pidemmälle.

Perustele ehdotetun projektin järkevyys, mukaan lukien taustalla olevat käsitteet, mallit, oletukset ja monitieteiset lähestymistavat. 

Tässä osiossa kannattaa ajatella, että kirjoitat yleistajuista tieteellis-teknistä (nk. populääritieteellistä) tekstiä, sillä vaikka hakemuksen arvioijat saattavat olla kyseisen aiheen asiantuntijoita, mukana saattaa olla aihetta vähemmän tuntevia. Hakemuksen tulee olla ymmärrettävä ja vakuuttava kaikille lukijoille.

Relevance (Digitaalinen Eurooppa)

Osiossa tärkeimpänä on osoittaa, että projektissa tehtävä työ vastaa hakutekstin vaatimuksiin ja tuottaa lisäarvoa Digitaalinen Eurooppa -ohjelman tavoitteisiin, sekä muille arvoketjussa toimiville tahoille. 

Lue siis hakuteksti hyvin ja tarkista hakutekstin viittaukset muihin työohjelmiin, regulaatioihin, ja strategioihin. Kirjoita selkeästi, uskottavasti ja myyvästi siiä, kuinka projektin ratkaisu vie eteenpäin eurooppalaista digitaalista yhteiskuntaa.

Osio keskittyy erityisesti pidemmän tähtäimen arvon luomiseen. Osoita projektin tulosten järkevyys, tarve markkinoilla sekä projektin kestoa laajemmalle ulottuvat vaikutukset.

Tässä osiossa tulee tuoda esille myös kuinka projektista viestitään: kuinka sen tuloksia jaetaan tai hyödynnetään niin projektiin osallistuneiden kuin arvoketjun muiden osapuolten tulevassa toiminnassa.

Osio on hyvä kirjoittaa myynti- ja markkinointimielessä. Koeta siis vakuuttaa lukija siitä, että projekti on merkittävä sekä tieteellis-teknisesti että projektiin osallistuvien talouden kannalta. Muista myös kertoa millä tavoin projekti vahvistaa Eurooppaa ja yhteiskuntaa.

Tässä osiossa tärkeimpänä on projektisuunnitelman laatu. Osoita, että projektin eri vaiheet on suunniteltu riittävällä tarkkuudella ja vastuualueet jaettu osallistujien kesken parhaalla mahdollisella tavalla. Projektille mahdolliset riskit tulee myös tiedostaa ja esitellä.

Tärkeää on osoittaa myös, että projekti on resursoitu selkeästi ja kustannustehokkaasti. Konsortion jäsenten välinen työnjako tulee osoittaa olevan projektia parhaalla tavalla tukeva.

Osiota kirjoittaessa on hyvä lähestyä aihetta projektipäällikön tai -koordinaattorin näkökulmasta. Keskity projektin eri vaiheiden loogisuuteen ja suunnitelman rakenteelliseen selkeyteen. Varmista myös, että projektille on suunniteltu riittävä seuranta ja hallintamalli sekä jokaiselle vaiheelle järkevät tulokset.

Hakemusvaiheessa hakuportaalin budjettiosiossa tulee ilmoittaa kokonaisbudjetti eri kategorioittain. Osan kategorioista portaali täydentää automaattisesti muihin kategorioihin syötettyjen tietojen perusteella. Muista määrittää budjettiin myös haettava rahoituksen määrä, joka voi olla myös hyväksyttäviä maksimikuluja pienempi summa. Hakemustekstissä työpakettien kohdalla tulee ilmoittaa samat kulukategoriat kyseisen työpaketin osalta.

Budjetin tulee pohjautua yksityiskohtaiseen ja mahdollisimman oikeaan arvioon. Sen tulee sisältää kaikki projektille tulevat kulut: rahoituksen maksimimäärää ei voi hakemuksen jättämisen jälkeen kasvattaa. Siksi kannattaa ottaa huomioon muun muassa palkkojen nousut projektin keston aikana sekä mahdollinen hintojen nousu eri ostoissa. 

Pidä arviointidokumentaatiosi saatavilla, sillä saatat tarvita sitä hakemusneuvotteluvaiheessa suunniteltujen kulujen perustelemiseksi.

Työn määrä tulee suunnitella tarvittavien henkilötyökuukausien määrän mukaisesti erikseen jokaiselle työpaketille. Budjetissa tulee ilmoittaa sekä tarvittavien henkilötyökuukausien määrä että niiden kokonaiskustannus. 

Kustannuksiksi lasketaan palkan lisäksi työnantajalle aiheutuvat muut lakisääteiset kulut sekä yleisesti maksettavat edut projektin työkuukausilta.

Projektin puitteissa tapahtuva matkustaminen tulee myös suunnitella etukäteen. Varaa siis riittävästi rahaa myös tähän budjettikategoriaan. Matkakulujen tulee noudattaa organisaation normaaleja matkustuskäytänteitä ja se kattaa myös päivärahat. Digitaalinen Eurooppa -rahoitusinstrumentti ei yleensä korvaa EU:n ulkopuolisia matkoja. 

Hankinnat jakautuvat kahteen eri kategoriaan: laiteinvestoinnit ja suorahankinnat

1. Laiteinvestoinneista hyväksytään projektin käyttöön tulevien suurien hankintojen projektiaikaiset vähennykset normaalin kirjanpitotavan mukaan. Mikäli investointihankinta, kuten esimerkiksi tehtaan laite, on myös muun kuin projektin käytössä, tulee tuo osa vähentää projektikuluista. Tässäkin tapauksessa erityisesti Digitaalinen Eurooppa -ohjelmassa rahoitusehdot vaihtelevat.
    
2. Suorahankinnoiksi lasketaan täysin projektin käyttöön tulevien tuotteiden tai palveluiden kertaostokset. Näitä ovat esimerkiksi projektille tarvittavat ohjelmistolisenssit, viestintämateriaalien tuotantokulut ja pienemmät alihankittavat palvelut.

Alihankinnaksi projektissa lasketaan sellaiset suuremmat aktiviteetit, jotka ulkoistetaan alihankkijan toteutettavaksi. Mikäli kyseessä on projektille räätälöity toiminta, joka kattaa työsuunnitelmasta suuremman kokonaisuuden, saattaa kyseessä olla alihankintakulu. Huomaa kuitenkin, että suurin osa yleisistä ostettavista palveluista on todennäköisemmin hankintakuluja kuin alihankintaa. 

Projekti saa suorien kulujen lisäksi tukea epäsuoriin kuluihin. Tämä tukierä on laskennallinen ja sitä ei tarvitse erikseen määrittää. Digitaalinen Eurooppa -projekteissa epäsuorien kulujen laskennallinen osuus on 7% yhteenlaskettujen suorien kulujen osuudesta. Prosenttiosuus ja sen laskentatapa vaihtelevat rahoitusohjelman mukaan, joten varmista osuuden suuruus hakemuskohtaisesti. Kokonaisbudjettia laskettaessa on hyvä huomioida, että epäsuorat kulut ovat myös projektikuluja ja niiden tulee mahtua rahoitettavaan maksimibudjettiin.

Muut kulukategoriat ovat projekteissa harvinaisempia. Mikäli projektissanne kuitenkin otetaan muita kulukategorioita käyttöön, kannattaa niiden osalta tarkistaa Annotated Grant Agreement -ohjeistus.

Kansallinen koordinointikeskus auttaa sinua myös budjetoinnin laatimisessa.